お客様のプライバシーは、Microsoft (以下、「当社」といいます) にとって重要です。 Microsoft では個人のプライバシーの権利を真摯に受け止めており、個人データの取り扱いに対して、適用法令および従業員プライバシー原則に則り、責任を持って取り組んでいます。 本プライバシー通知では、付録およびデータの収集時に提供されるその他の通知と合わせ、Microsoft が収集する皆さまに関する個人データ、Microsoft における同データの利用方法、および同データに対する皆さまの権利について説明します。
このプライバシー ポリシーは、従業員、元従業員、候補者、ゲスト、または外部スタッフとしてのお客様の個人データの取り扱いに適用されますので注意してください。 "(「外部スタッフ」とは、Microsoft に勤務していない労働者で、Microsoft の施設や Microsoft の企業ネットワークにアクセスできる人のことです。 としての皆さまの個人データの取り扱いに適用されます。) Microsoft では、本通知以外にも、個人データの収集および利用に関する管理要件およびプライバシー要件があります。
本通知は、Microsoft での雇用または業務の外部で消費者としての利用、または Microsoft の一般消費者向け製品の利用には適用されません。 Microsoft の一般消費者向け製品には、サービス、Web サイト、ソフトウェア、サーバー、デバイスなどが含まれます。 消費者としての Microsoft 製品の利用に対して適用される Microsoft のデータ収集活動の詳細については、「Microsoft プライバシー ステートメント」を参照してください。
本通知は、一切の雇用、一切の福利厚生、または具体的な状況における具体的な処遇の明示的または黙示的約束または合意を意図するものではなく、また、そのように解釈されるべきではありません。 本通知のいずれの部分も、自らの法的義務に遵守するために、また、申し立てが行われている、社内規定または法律に対する不正行為または違反を国内の法的要件に従い調査を行うために Microsoft が従業員データの処理を行う能力を妨げるものと解釈されるべきではありません。
Microsoft による個人データの処理は、すべての場合において、適用可能な国内の法律、社内規定、および適用可能または適切な従業員の代理人との協議要件に従います。 本通知と担当法域の国内法との間に矛盾がある場合、国内法が優先します。
Microsoft は、事業を運営するにあたり、従業員に関する各種の個人データの収集、利用、保存 (総称して「処理」といいます。) を行います。 社員の場合、Microsoft は、主に従業員との雇用関係の管理を行う目的および従業員による施設/情報システムの操作の管理を行う目的で、社員 (ならびに社員の扶養家族、受益者、および自身の雇用に関連付けられているその他の個人) に関する個人データの処理を行います。 ユーザーが元従業員である場合、当社は主に法令遵守のためにお客様の個人データを処理します。 外部スタッフの場合、Microsoft が処理を行う個人データは、従業員と Microsoft との間の関係および従業員による Microsoft の施設および情報システムへのアクセスを Microsoft が管理するために必要な個人データに限られます。 社員候補者の場合、Microsoft が処理を行う個人データは、Microsoft での就職機会に関する社員候補者とのやり取り、社員候補者による Microsoft の特定のポジションへの応募の審査 (これには、候補者の書類審査、面接日時設定と管理、および合法な身辺調査が含まれます)、および候補者が採用通知を受諾した場合の Microsoft への入社手続きを行うために必要な個人データに一般的には限定されます。
Microsoft が処理を行う個人データは、次を含みますが、これらに限定されません。
氏名および連絡先データ. 姓と名、従業員 ID 番号、メール アドレス、郵便番号、電話番号、写真、受益者の連絡先情報および緊急連絡先情報、およびその他の類似する連絡先データ。 上記に加え、従業員は、個人用電子メール アドレスおよび/または携帯電話番号などの連絡先情報を Microsoft に提供することを承諾する場合があります。
人口統計データ. 生年月日と性別に加え、人種的または民族的血統、宗教的、政治的または哲学的信念、労働組合の会員、または健康、障碍、性的指向、性同一性、トランスジェンダーの状態に関する情報を含む、より機密性の高い個人データ (特別なカテゴリ データとも呼ばれます) が含まれます。 親の地位と軍の地位についてもお聞きすることがあります。
この個人データはさまざまな理由で処理されますが、これは法域によって異なります。 このデータを処理する理由は次のとおりです。
この個人データの処理が法律で義務付けられていない場合、当社はお客様のデータを処理するための同意を求め、同意メカニズムにおいて、お客様のデータが使用される目的を明確に説明します。 これは任意であり、お客様が同意するかどうかを決めることができます。
国民識別番号. 国民識別番号/パスポート、国籍の状態、在留および就業許可の状態、年金番号、またはその他の納税用もしくは政府発行の識別番号。
雇用情報. 職名/役職、オフィスの場所および/またはリモート勤務場所、雇用契約、採用通知書、入社日、解雇日、業績履歴および懲戒処分の記録、研修の記録、休職、病欠、および休暇記録。
配偶者/パートナー、扶養家族の情報. 配偶者と扶養家族の姓名、生年月日、および連絡先情報。
背景情報. (法律により許可されている場合に適用法令および協議要件に従って行う身辺調査および審査手続きに使用する) 学歴および専門的な資格、職務経歴書/履歴書、信用情報、および犯罪記録データ。
ビデオ、音声、画像. Microsoft は、国内の法律、社内規定、および (該当する場合) 従業員の代理人との協議要件に従い、ビデオ、音声、および画像のデータを収集する場合があります。
金銭情報. 銀行口座情報、税務情報、給与、年金口座情報、会社手当および給与支払い、税、福利厚生、株式およびインセンティブ報酬のの管理に必要なその他の情報。
学習と技能データ. 学習と技能データに関する付録に記載されています。
フィードバックとセンチメント データ. Employee Signals や Daily Pulse などの従業員聞き取り調査への回答や、Manager Feedback や Perspectives などのツールで収集した上司や同僚に関するフィードバック。
職場、デバイス、使用状況、およびコンテンツに関するデータ. 送受信したメール、カレンダー エントリ、To-Do アイテム、インスタント メッセージ、技術データおよび情報 (個人データがある場合は限定された識別子のみが含まれます) を含む、(オンライン) アプリケーション、建物および情報システムへのアクセス、Microsoft の会社建物および資産へのアクセス時および使用時の Microsoft のデバイス、システム、およびアプリケーションの使用状況 (テレメトリを含みます) のコンテキストにおけるアプリケーション データ (Office 365、Teams、Outlook のデータ、内部のビジネス プロセスなど)。 Microsoft が製品を改善するために使用する特定の種類のデータについての詳細は、本 DPN の Microsoft データ プログラム (MDP) の付録を含むいくつかの資料に記載されていますので、参照してください。 Microsoft は、雇用関係のサポートまたは Microsoft での雇用機会に関する候補者とのやり取りを行う上で必要な場合、従業員に関する個人データを第三者または一般公開されている情報源から収集する場合もあります。 たとえば、Microsoft での雇用または配属の前またはその期間中、Microsoft は、採用活動目的で、LinkedIn のプロファイルなど、一般公開されているビジネス キャリア ネットワークのソースなどからの情報を収集する場合があります。 Microsoft は、従業員の学歴、職歴、クレジット ヒストリーおよび/または犯罪歴に関する情報について、第三者業者を通じて、法律が認める範囲で身辺調査による合法な審査も行う場合があります。 Microsoft は、自然災害または生命/安全に関わる緊急時は、従業員の安否を確認するために、従業員との連絡手段が他にない場合、一般公開されているソーシャル メディア投稿またはその他の一般公開されている情報源を利用する場合があります。 また、従業員が関わる事案に関する捜査が行われている場合、Microsoft は、その事案に関係する情報を、個人、法執行機関、またはニュース、一般公開されているソーシャル メディア投稿などの外部情報源から入手する場合があります。
Microsoft は、下に述べる理由から従業員の個人データの収集を行います。 従業員が個人データの提供を要求された際に提供しない場合、Microsoft は、以下の業務を実行できず、Microsoft に課せられている法的義務を遵守することができない場合があります。
1. 従業員の雇用契約、採用通知書、または Microsoft が従業員に対して行った約束を管理するためです。
Microsoft は、主に、Microsoft と従業員との間の雇用関係または業務関係の管理を行う目的で、また、オンボーディング、給与支払い、福利厚生および株式報酬の管理、年金および退職金の管理、夏季休暇その他の休暇の管理、税務署への報告などを含む、従業員の雇用契約または該当する Microsoft ポリシーに基づく Microsoft の義務を履行する目的で、従業員の個人データの収集および利用を行います。 例: 雇用契約、採用通知書 (入社手続きなどに使用されます)、昇進歴および業績評価 (Microsoft との雇用関係の管理などに使用されます)、ならびに銀行口座および給与情報 (給与の支払いや福利厚生の提供などの目的に使用されます)。
2. その他の重要かつ正当な業務目的
Microsoft は、人事管理全般、Microsoft の社員および外部スタッフの全体名簿の維持、経営および業務全般、監査および報告目的の開示、従業員の感情測定、内部調査、ネットワークと情報システムのセキュリティの管理、ビジネス アプリケーションとシステムの管理、業務、セキュリティ、生命の安全、建物管理、スペースの計画と割り当て、従業員向けサービスと施設の提供と改善、身体の安全およびサイバーセキュリティ、データ保護、世界の多様性および包括的なイニシアチブ、身体の安全および従業員およびその他の者の生命と安全の保護などを含む、その他の正当な目的のために必要な場合、従業員の個人データの収集および利用を行う場合があります。 また、当社では、Microsoft の事業運営、上司の能力、従業員エクスペリエンスを向上させるために、ビジネス データやその他の職場での使用状況、デバイスおよびコンテンツ データを、組織および個人の分析とデータ分析情報の目的で使用します。 Microsoft は、 事業運営目的および従業員の業績に関する従業員の評価、応報、指導ならびにトレーニングの管理および評価を行う目的で、営業に関するまたはコードのデータベースを含む、従業員の業績指標を記録するための特殊なアプリケーションおよびシステムを使用する場合があります。 Microsoft はまた、法律の違反または Microsoft の内規の違反の恐れがある場合にも、従業員の個人データの処理を行う場合があります。
また、公共の利益と見なされる場合や、一般化可能な知識への貢献に対する明確な試みが行われる場合は、追追加の同意を得ることなく、科学的研究を行うために個人データを使用する場合があります。 このような場合、個人データを保護するための適切な技術的および組織的な制御が実施されるようにします。たとえば、ID を保護するためにデータを匿名化および集計すること、個人データの使用が Microsoft のプライバシー基準の対象であることを保証すること、および個人データを使用する前に倫理とコンプライアンスのレビューを実施する場合などです。
Microsoft は自社製品で AI サポートのエクスペリエンスを有効にしているため、チャットボット機能や要約機能などの AI の Copilot 機能を含む、Microsoft テナントに展開されている特定の機能やエクスペリエンスを促進するために、お客様のデータも AI によって処理される場合があります。 Microsoft によるお客様のデータの処理は、責任ある AI への取り組みに準拠します。
3. 法的に要求される目的
Microsoft はまた、法的な権限に基づき、または Microsoft の法的権利を行使および保護するために、(最低賃金、勤務時間、税金、健康と安全、差別禁止法、外国人就労、内部告発手順、データ主体の権利などに関する) 法律により要求される個人データの収集および開示を含む、法律および規制の遵守に必要な場合、従業員の個人データを利用する場合もあります。
4. データのその他の利用目的 (適用法令および協議案件により認められ、それに従う場合)
Microsoft はまた、従業員による Microsoft 製品、Microsoft サービス、および従業員および外部スタッフが作成した業務データを含む社内アプリケーションおよび社内ツールの社内使用状況に関する情報を、これらの製品の調査および改善を行う目的や、Microsoft 製品およびサービス用の人工知能モデルを訓練し、機械学習を向上させるための、人間および機械によるこれらのデータの確認などの製品の調査のために収集する場合があります。 また、社内のお客様の使用状況データを、職場、デバイス、使用状況、コンテンツ データなどの他のビジネス データと組み合わせて、製品の改善目的で利用したり、内部ツールやプロセス、業務、マネージャー機能、従業員のエクスペリエンスを向上するための、集計分析を実行したりする場合もあります。 法律により要求される場合、Microsoft は、これらの利用に対する従業員の同意を求めます。従業員による同意が求められる場合、この同意は、十分な情報を得た任意による同意であり、同意を留保または撤回した場合でも従業員に対していかなる不利な影響も発生しないことを Microsoft は保証します。
Microsoft Give への登録対象の従業員 (パート社員、正社員、インターン、見習生、客員研究員など) については、Microsoft は従業員の同意の下、対象組織 (特定の非営利組織や非政府組織) への金銭、Microsoft 製品、ボランティア時間を個人が任意に寄付できるよう、個人データを収集して使用します。 Give は、参加者が同意をいつでもオプトアウトして取り消すことができる、任意の福利厚生制度です。オプトアウトと取り消しは、以前の個人データの処理には影響しません。 Microsoft Give の詳細については、「こちら」を参照してください。
Microsoft は、従業員の個人データを、それが収集された目的にのみ利用します。ただし、両立する別の目的のために必要であり、かつ、追加の処理を行うための法的根拠が存在する場合を除きます。 たとえば、Microsoft での職務の候補者の採用に対する正当な利益に基づいて、Microsoft は、採用の調査中に提供された個人データを処理する場合があります。 ただし、職務に応募して採用された場合、Microsoft は、雇用関係を締結する目的で、個人データを処理する場合があります。
Microsoft は、従業員の個人データを、同データに対する正当なビジネス ニーズを持つユーザーとのみ共有します。 Microsoft では、個人データへの第三者によるアクセスを Microsoft が許可する場合、必ず本プライバシー通知 (および、個人データのセンシティビティと機密性に則した、データ処理に関する該当する社内指針) に沿う方法でデータが利用されるようにします。 従業員の個人データは、以下の正当な目的のために、Microsoft の子会社、系列会社、およびサービス プロバイダーを含む第三者と共有される場合があります。
上記の個人データの目的を果たすため (「Microsoft が個人データの処理を行う理由」という名前のセクションを参照してください)。
第三者が Microsoft に代わってサービスを提供できるようにするため。 第三者のデータ提供者には、金融投資サービス提供業者、保険提供業者、年金運用会社およびその他の福利厚生提供業者、託児サービス提供者、給与支払支援サービス、引っ越し/税金/出張管理サービス、健康/安全サービス、施設管理、法務サービス提供者、セキュリティ サービスなどが含まれます。
法的義務、規制、政府関連許可、または契約に準拠するため、またはデータ主体の権利、裁判所命令、行政または司法手続き (召喚状、行政による監査、捜査令状など) に応じるため。 取得者のカテゴリには、契約の相手方当事者、契約、裁判所、行政機関が含まれます。
当局 (規制機関、法執行機関、国家安全保障関係機関など) からの適法な要求に応じるため。
外部の弁護士からの法的助言および会計士、経営コンサルタントなどのその他の専門家からの助言を求めるため。
潜在的、提訴される恐れがある、または実際の訴訟において立証、権利行使、または弁護を行う必要がある場合。
Microsoft、従業員の重大な利益 (安全およびセキュリティなど)、またはその他の個人の重大な利益を守る必要がある場合。
事業の一部または全部の売却、分割、または譲渡に関連して行う場合 (潜在的な買い手およびその法的助言者または専門的助言者など)。
その他の、従業員の同意に基づく目的。
法的要件により従業員の個人データの共有が制限されている場合、Microsoft はかかる要件に遵守します。
地域によっては、該当するデータ保護法 (欧州連合およびイギリス一般データ保護規則やデータ保護に関するスイス連邦法など) に基づき、特定の権利が与えられる場合があります。 地域/国別の追加情報については、本通知の付録を参照してください。
サイト ページでは、Cookie (デバイスに配置される小さなテキスト ファイル) が使用される場合があります。 Microsoft は、Cookie および同様の技術により、ユーザーの好みや設定の保存と反映、サインインの実行、不正の防止、Microsoft の Web サイト サービスおよびオンライン サービスのパフォーマンス分析などを行うことができます。
また、Cookie の送信に利用したり、使用状況やパフォーマンス データを収集する目的で、"Web ビーコン" が使用されます。 弊社 Web サイトには、サード パーティのサービス プロバイダーの Web ビーコン、Cookie、または類似のテクノロジが含まれる場合があります。
Cookie、Web ビーコン、および類似のテクノロジで収集されるデータを制御するには、さまざまなツールがあります。 たとえば、インターネット ブラウザーのコントロールを使用すると、Cookie を消去またはブロックすることで、閲覧した Web サイトでの Cookie の使用を制限し、同意を撤回することができます。
Microsoft は、ネットワーク認証用および無線接続用のハードウェアおよびソフトウェア、マルウェア対策ソフトウェア、Web サイト フィルターおよびスパム フィルターのソフトウェア、クラウドベースのアプリケーション用のセキュリティ ソフトウェア、アクセスとトランザクションの記録、モバイル デバイス管理ソリューション、内部および外部監査など、自動ツールを用いて Microsoft の IT およびコミュニケーション システムを監視しています。 監視の主な目的は、Microsoft の社員、顧客、および事業パートナーを保護するという Microsoft の正当な利益です。 以下はその例です:
また、Microsoft では、セキュリティ用の有線テレビ ("CCTV") やバッジ スキャンなどのビデオ監視、生命の安全、キャンパス利用傾向と職場分析、会社の職場ポリシーのコンプライアンス、および建物管理を通じて、オフィスおよびその他の職場施設のモニターも行っています。 CCTV は主に、オフィスの出入り口、エレベーター ロビー、重要な機材がある場所 (サーバー室など)、および盗難の危険が高い場所または機密度の高いアセットがあるその他の場所で使用されています。 CCTV は、トイレ、授乳室、ロッカー室などのプライベートな場所では使用されておりません。 また、従業員のパフォーマンスを監視する目的では従業員のワークステーションの監視には使用されていません。
一切のメッセージ、ファイル、データ、ドキュメント、ファクシミリ、音声/ビデオ、ソーシャル メディア投稿もしくはインスタント メッセージのコミュニケーション、または Microsoft の IT システム、コミュニケーション システム、および資産に対して/通して/から送信される、それらにより受信される、それらから印刷される、またはそれらの上で作成、保存、記録されるその他のいかなる種類の情報も業務に関連するものであるとみなされ、適用法令および職場の合意事項 (作業評議会の合意など) に従い、かかるデータへのアクセスおよび利用に関するMicrosoft の社内規定に基づき Microsoft により監視またはアクセスされる場合があることを理解しておく必要があります。
Microsoft はグローバルに事業展開しているため、個人データを同データが最初に収集された場所以外の国に転送することが必要になる場合があります。 たとえば、Microsoft の本社は米国にありますが、他の国で収集された個人データは、処理を行うために定期的に米国に送信されます。 弊社では、欧州経済地域、イギリス、およびスイスから他の国へ個人データを転送しますが、その中には、データ保護のレベルが適正であると欧州委員会やスイス連邦議会で認められていない国もあります。 たとえば、そのような国の法律では同じ権利が保障されていない場合や、苦情を処理できるようなプライバシー監督機関が存在しない場合があります。 転送に際しては、ユーザーの権利とともにデータも保護するため、Commission Implementing Decision 2021/914 の元で欧州委員会により発行された標準契約条項条項 (SCC) を含む、さまざまな法的メカニズムを使用しています。 Microsoft が個人データの処理を行う国における個人データ保護の妥当性に関する欧州委員会の決定について詳しくは、欧州委員会 Web サイトの記事をご覧ください。 以下の場合にも個人データを転送することがあります。(i) 海外での開示に同意した場合; (ii) 契約の締結または履行に必要な場合; (iii) 最優先の公共の利益を保護するため、または法的権利を確立、行使、強制するために必要な場合; (iv) お客様または他の人の生命または身体を保護するために必要があり、合理的な期間内にお客様の同意を得ることができない場合; (v) データに一般にアクセスできるようにしており、処理を明示的に禁止していない場合; (vi) データが、Microsoft が正当にアクセスできる法定登録簿からのものである場合。
Microsoft Corporation は、米国商務省が定めた EU-米国のデータ プライバシー フレームワーク (EU-米国 DPF)、EU-米国 DPF への英国の拡張、およびスイス-米国のデータ プライバシー フレームワーク (スイス-米国 DPF) に準拠しています。 Microsoft Corporation は、EU-米国 DPF に基づいて欧州連合から、および EU-米国 DPF への英国の拡張に基づいて英国 (およびジブラルタル) から受け取った個人データの処理に関して、EU-米国のデータ プライバシー フレームワーク原則 (EU-米国の DPF 原則) に準拠していることを米国商務省に証明しました。 Microsoft Corporation は、スイス-米国 DPF に依存してスイスから受け取った個人データの処理に関して、スイス-米国のデータ プライバシー フレームワーク原則 (スイス-米国の DPF 原則) に準拠していることを米国商務省に証明しました。 データの再転送の文脈において、Microsoft Corporation は DPF の下で受け取った個人データの処理と、その後私たちを代表して行動する第三者への転送に対する責任を持ちます。 Microsoft Corporation は、弊社のエージェントが DPF に反してこのような個人情報を処理する場合、損害を引き起こすイベントに対して責任がないことを Microsoft Corporation が証明できない限り、DPF の下で責任を持ち続けます。 このプライバシーに関する声明の条件と EU-米国 DPF 原則および/またはスイス-米国 DPF 原則との間に矛盾がある場合は、原則が優先されます。 データ プライバシー フレームワーク (DPF) プログラムの詳細と認定を確認するには、米国商務省のデータ プライバシー フレームワーク Web サイトにアクセスしてください。 自己証明申請において特定されている Microsoft Corporation の米国の関連会社も、DPF 原則に従います。詳しくは、DPF 原則を遵守する米国 Microsoft の関連会社または子会社の一覧をご覧ください。
DPF フレームワークへの Microsoft の参加に関する不明な点やご不満な点については、Web フォームからご連絡ください。 Microsoft で直接解決できない DPF フレームワークに関する苦情については、関連する EU データ保護機関、EU の個人に関する紛争を解決するためのヨーロッパのデータ保護機関によって設立された委員会、英国情報コミッショナー (英国の個人)、およびスイスの個人に関する紛争を解決するためのスイス連邦データ保護情報委員会 (FDPIC) と協力して紛争の解決にあたります。 データ保護機関の連絡先については、弊社にお問い合わせください。 DPF 原則で詳しく説明されているように、他の方法で解決できない苦情に関しては、拘束力のある仲裁という手段も用意されています。 Microsoft は、米国連邦取引委員会 (FTC) の調査権および執行権の対象です。
個人情報保護に関する日本の法律によって個人データが保護されている個人は、特定の国の個人データ保護システムに関する委員会のレビューの詳細について、個人情報保護委員会の Web サイト (日本語) (日本語でのみ公開) に関する記事を参照する必要があります。
本プライバシー通知で言及する追加のプライバシー文書については、また、プライバシーに関する懸念または本プライバシー通知に関連する質問がある場合は、AskHR@microsoft.com にお問い合わせください。
お問い合わせ先住所:
HR Privacy
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052 USA
電話番号: (+1) 425-882-8080。
最終更新日: 2023 年 1 月
Microsoft は、プライバシーは基本的な人権であると信じています。 消費者と企業が同様にデータに関して信頼することがビジネスの中核です。 信頼があれば、プラント内のすべての個人と組織がより多くのことを達成できるようになります。
同様に、職場でこれらの原則を尊重することで、従業員が最高の仕事をできるようになります。 従業員は、日々使命を推進しています。 その使命を達成するには、信頼が不可欠です。 私たちは、従業員が Microsoft での雇用を理由に基本的にプライバシーの権利を放棄するものではないと固く信じています。 事業を展開するすべての国のプライバシー法と要件を尊重します。 多くの場合、Microsoft は、Microsoft が従業員に関して収集したデータを使用して責任を持って行動し、会社の最大の擁護者および支持者であり続けることを従業員が真に信頼できるようにするために必要なことを行っています。
つまり、Microsoft は従業員のプライバシーに対して、雇用関係の独自性を認識しながら、安全で包括的、効率的かつ革新的な運営を行うという会社の利益のバランスを考慮した、思慮深く慎重なアプローチをとっています。 Microsoft のアプローチは、従業員データに関する Microsoft プライバシー標準の要件を監督する従業員データ ガバナンス委員会 (EDGB) 、およびチームが従業員のプライバシーを細心の注意を払って扱うようにするために Microsoft が確立したプライバシー プログラム全体のパートナーへの Microsoft の投資に反映されているように、これらの問題に深く配慮するプライバシー プログラムによって強化されています。
雇用関係は、消費者や顧客の関係とは異なり、Microsoft が従業員データを使用するための契約上、法律上、またはその他の要件があることを意味する場合があります。これには、必要な政府報告書 (連邦請負業者として Microsoft に要求される報告書、一部の国では給与格差報告など) を提供すること、または会社に対して、または会社によって行われた法的請求を防御または訴追するために適切な措置を講じることも含まれます。
信頼を維持し、雇用関係の異なる性質のバランスを保ちたいという私たちの願いを反映して、Microsoft は従業員のプライバシーに関する 6 つの中核原則を採用しました:
I. Microsoft は、従業員データの使用方法について通知を行います。
Microsoft は何よりもまず、従業員データがどのように使用されるかについて従業員に明確かつ適切に通知する必要があると考えています。 その通知は、従業員、社外スタッフ、候補者およびゲスト向けの Microsoft のデータ プライバシー通知 (DPN) から始まります。 DPN とその補遺は、Microsoft による従業員データのすべての処理のフレームワークを定めています。 まだ DPN を確認する機会を得ていない場合は、確認することをお勧めします。 DPN とその補遺は毎年更新され、従業員は必要なプライバシー トレーニングを通じて毎年 DPN についてリマインドを受けます。
DPN に加えて、Microsoft は必要に応じて、より具体的なプライバシー通知を提供します。 たとえば、Elite ドッグフーディング プログラムでは、新製品のドッグフーディング時に収集されるデータの種類に関する追加通知が頻繁に提供されます。 さらに、現地の雇用契約または従業員協定にも、データ処理に関連する条項が含まれている場合があります。
II. 可能な場合、Microsoft は従業員データの使用方法についての選択肢を提供します。
Microsoft は、ほとんどの従業員データの処理について (法的に要求されていない限り) 同意に依存しませんが、必要に応じてデータの処理方法について従業員に選択肢を提供することを考えています。 その選択肢にはさまざまな形が考えられます。 場合によっては、従業員が特定の種類の製品機能や、特定の真に任意のデータ使用をオプトアウトできるようにすることもあります。 Microsoft Data Program (MDP) は、この種の選択肢の好例です。 そのプログラムの詳細については、「DPN の MDP 補遺」を参照してください。 そのプログラムは通常、多くの制御と制限のもとで、製品の開発と改善のために承認された Microsoft のビジネス データを活用します。 プログラムが実施されている国の従業員は、プログラムに完全に参加しないことを選択するか、プログラムによって処理されるデータの種類を制限する措置を講じることができます。
雇用関係の独特な性質は、特定の種類のデータ処理 (給与処理など) の選択肢がより制限されたり、利用できない可能性があることを意味します。 同様に、Microsoft がデータを処理または開示する法的または契約上の権利または義務を負っている場合、そのデータの使用方法を選択することはできません。
III. Microsoft はデータを使用する際に、従業員と会社の利益のバランスを考慮しています。
従業員データの処理が法的、契約上、またはその他の特定の要件によって完全にはサポートされていない場合、Microsoft はデータの使用に関する自社の利益を慎重に検討し、その利益とデータに対する個々の従業員のプライバシー上の利益のバランスをとります。 特に、製品開発やビジネス インサイトなど、特定の種類のオプションまたは "二次" 用途でビジネス データを使用する場合、Microsoft は、そのような使用が従業員のプライバシーに与える影響と、従業員のプライバシーを保護するためにどのような管理を確立できるか、確立する必要があるかを深く検討してから、作業を進めます。 たとえば、Microsoft は、特定のデータ使用をオプトアウトしたり、データが使用前に仮名化または匿名化されていることを確認したり、データの適切な使用を確保するために他の種類のセキュリティ対策や制御を実装したりする機会を提供する場合があります。
この良い例は、データを活用して分析情報を直接明らかにし、作業に時間をどのように投資するかについての意思決定を支援する Viva Insights の設計と実装にあります。 これらの分析情報は、従業員のプライバシーへの取り組みの一環として、適切なチームまたはグループ レベルで分析情報を維持するため、非常に意図的に個人レベルでマネージャーと共有されることはありません。
IV. 従業員データの使用は適切に制限され、管理されます。
Microsoft がデータを使用する場合は、特定の用途に必要なデータのみを使用するよう合理的な措置を講じます。 たとえば、製品開発や実験にデータを使用したいと考えているチームには、データのニーズを業務に厳密に必要なものに合わせて調整するよう依頼します。 データを使用しようとするチームは、既存のプライバシー要件に準拠するか、従業員データへのアクセスと使用をレビューして使用範囲を適切に最小化する厳格なプロセスに従事する必要があります。 意図された範囲をサポートするために必要のないデータへのアクセスは、通常禁止されています。
V. Microsoft は従業員データへのアクセスを提供します。
Microsoft は定期的に従業員に、セルフサービス ポータルを通じて、給与、福利厚生、休暇、報酬、つながりなどの自分のデータへのアクセスを提供しています。 Microsoft はまた、従業員の要求に応じて、現地の法律で要求される範囲で、従業員に個人データへの追加のアクセスを提供します。 従業員にセルフサービスでデータにアクセスし、必要に応じて修正や更新を行う機能を提供することで、従業員は最も重要なデータに常にアクセスできるようになります。
VI. 従業員データは業界をリードするセキュリティ保護手段によって保護されています
プライバシーに加えて、従業員データのセキュリティも重要です。 従業員に関するデータは慎重に管理されています。 人事チームが使用するような、より機密性の高いデータへのアクセスを、ビジネス上で実際に扱う必要があるユーザーのみに最小限に抑えており、データの新たな用途については、既存のプライバシー要件を尊重するか、プライバシー レビューに参加して、それが適切であることを確認するようチームに求めています。 従業員データは、エンジニアリング チームによって "顧客データ" とも見なされ、Microsoft がそのデータの使用を許可する前に、適切なレビュー、承認、制御が必要になります。
最終更新日: 2022 年 12 月
カリフォルニア: あなたの権利
カリフォルニア州に在住する従業員、外部スタッフ メンバー、または候補者である場合、このセクションはあなたに適用され、プライバシーに関する通知で共有される情報を補足します。
カリフォルニア州の居住者には、カリフォルニア プライバシー権法 (“CPRA”) に基づく個人情報に関する特定の権利があります。 このセクションでは、あなたの権利について説明し、それらの権利を実行する方法について説明します。 前の 12 か月間には、個人情報を販売したり、クロス コンテキストの行動広告のためにそのような情報を共有したりしていないことをご注意ください。 Microsoft は、氏名、従業員の識別番号、メール アドレス、銀行口座の詳細、職位/役職、その他の同様の連絡先データ、財務情報、雇用の詳細などの特定の個人情報を、Microsoft の代理としてサービスを提供するサービス プロバイダーを含む子会社や関連会社、およびその他の第三者と開示することがあります。
これらのいずれの権利も絶対的なものではなく、対象となる法令の下で要求または許可される状況が存在し、要求に対処しない場合があります。
あなた、もしくは代理で行動することを承認したエージェントのみが、あなたの個人情報に関連する検証可能な要求を行うことができます。
検証可能な要求 (データを削除する要求を含む) は、次である必要があります:
要求を行う身分または権限を確認できず、個人情報があなたに関連していることを確認できない場合、要求に応答したり、個人情報を提供したりすることはできません。 検証可能な要求を行う場合、アカウントを作成する必要はありません。
権利を行使した場合、Microsoft からのペナルティはありません。法律で禁止されています。
次のいずれかの方法を使用して、CPRA に基づく権利を行使できます。
最終更新日: 2023 年 10 月
次の追加の規定は、カナダで働く従業員、候補者、および外部スタッフに適用されます。
収集の方法
Microsoft は、お客様が直接提供する個人データ（例: 求人応募プロセスを通じてや雇用や職務上の関係の管理に関連して）や、上記に記述したようにデバイスから自動的に受け取る情報を収集します。 Microsoft は、同意を得て間接的に個人データを収集する場合もあります。 たとえば、サードパーティの背景調査プロバイダーから背景検証情報を収集するほか、人材紹介機関や職務の参照先から個人データを取得することもあります。
個人データの転送
Microsoft および弊社のサービス プロバイダー（関連会社を含む）は、Microsoft および弊社のサービス プロバイダーが所在するカナダの他の地域、米国またはその他の国を含む、お客様の居住する州の外部（ケベック居住者の場合、ケベック州外を含む）で個人データにアクセスし、保存し、あるいはその他の処理を行う場合があります。 Microsoft、弊社の関連会社、およびサービス プロバイダーは、適用される法律や法的手続きにより必要とされる場合、または許可される場合に、お客様の個人データを開示することがあります。これには、Microsoft やサービス プロバイダーが活動する管轄区域の外国の裁判所、法執行機関、またはその他の政府当局による合法的なアクセスが含まれる場合があります。
データ保持
Microsoft は、このポリシーで示された情報収集の目的を達成するため、ならびに弊社の法的またはビジネス上の要件を満たすために、お客様の個人データを処理し継続して保持します。これは、弊社の企業データ保持スケジュールにも文書として記載されています。
お客様の権利
適用される法律の限定的な例外を除き、お客様は、弊社が保有及び管理するお客様の個人データにアクセスし、それを更新、訂正し、不正確な情報を修正する権利を持っています。さらに、お客様の個人データの収集、使用、および開示に関する同意を撤回する権利もあります。ただし、従業員は、その雇用を管理するために必要な個人データの収集に関する同意を撤回することはできません。 弊社が保有または管理するお客様の個人データに関するアクセス、更新、訂正、または不正確な情報の修正を希望する場合、または同意を撤回したい場合は、AskHR@microsoft.com までメールでご連絡ください。 お客様の ID や、要求を行う個人の ID を確認するために、特定の個人データが必要となる場合があります。
お問い合わせ方法
このプライバシーに関する通知、または Microsoft や弊社のサービス プロバイダー (カナダ以外のサービス プロバイダーを含む) がお客様の個人データを取り扱う方法に関する質問やコメント、あるいはお客様の個人データへのアクセス、修正の要求、または同意の撤回に関しては、AskHR@microsoft.com までメールでお問い合わせください。
Web フォームを使用してプライバシー責任者にお問い合わせいただくこともできます。
最終更新日: 2022 年 5 月
この中国に関する通知は、Microsoft グローバル データ プライバシー通知 (以下、「DPN」) を補足するものであり、中国の個人情報保護法およびその施行規則 (以下、「中国の準拠法令」) に定める個人データの処理に関する追加情報を提供するものです。 DPN と中国に関する通知の間に矛盾がある場合、この中国に関する通知が優先されます。
この中国に関する通知において、「個人データ」とは、適用される中国の法律の下で定義される「個人情報」を意味します。 個人データとは、匿名化されたデータを除き、特定された、または識別可能な自然人に関する電子的またはその他の方法で記録された情報です。
Microsoft が処理を行う個人データ
DPN の「Microsoft が処理を行う個人データ」セクションに記載されている個人データの種類に加え、Microsoft は以下の個人データを処理する場合があります。
中国の適用法令に基づき、Microsoft が必要に応じてお客様から収集する以下の非網羅的な種類の個人データは、中国の適用法令に基づく機密性の高い個人データとみなされる可能性があります。
Microsoft が個人データの処理を行う理由
Microsoft は、適用される中国の法律が規定する合法的な処理根拠に基づいて、お客様の個人データを処理します。 さらに、Microsoft は、DPN の「Microsoft が個人データの処理を行う理由」セクションに記載されている目的、および調査や懲戒処分などの人事および職場管理のために、お客様の個人データを処理します。
Microsoft は、以下の目的のために、機密性の高い個人データを収集し、利用します。
Microsoft は、機密性の高い個人データを処理する場合には、厳格なセキュリティ対策を導入します。
個人データに対する従業員の権利
Microsoft は、中国の適用法令に基づくお客様の権利を尊重します。 お客様は、合法的な状況下において、ご自身の個人データを複写、相談、修正、記入、削除できます。 状況によっては、法的要件、行政規制、個人データを処理するその他の正当な目的により、お客様の個人権限の行使の要求に応じることができない場合があります。 お客様は、AskHR@microsoft.com を介してご自身の権利を行使できます。
個人データの国境を越えた移転
Microsoft はグローバルに事業を展開しています。 一般的な事業管理および業務の遂行、人事管理の実施、法的義務の履行、その他の合法的な目的のために、Microsoft は、中国でお客様から収集した個人データを、中国以外の Microsoft の関連団体 (たとえば、Microsoft が本社を置く米国) に転送する場合があります。 お客様の個人データが中国国外に転送される場合、Microsoft は、その転送が適用される中国の法律を遵守することを確認し、適用される中国の法律に従って同等のレベルのデータ保護を提供するために適切かつ必要な措置を実施します。
最終更新日: 2023 年 10 月
欧州連合、イギリス、スイス: データ主体としての皆さまの権利
プライバシーに関する通知に記載されている情報に加え、欧州連合、イギリス、スイスの社員、外部スタッフ、および社員候補者 (欧州連合、イギリス、スイスで勤務する者、または、一部の状況においては、欧州連合、イギリス、スイスに通常居住する国外勤務者を含む) は、欧州連合及びイギリス 一般データ保護規則および国内法による同規則の施行を含む適用されるデータ保護法 (総称して「GDPR」とする)、および GDPR ならびにデータ保護に関するスイス連邦法を実施または補完する現地の法律を含む、適用されるデータ保護法に基づき、以下のような特定の権利を有する場合があります:
これらの権利には特定の条件や例外が適用されることがあり、上記の権利の適用は関与する個人データの種類や、Microsoft が個人データを処理する際の具体的な根拠によって異なる場合があります。
上記のいずれかの権利を行使するための要求を行うには、AskHR@microsoft.com にメールまたは次の住所宛てにお手紙でお問い合わせください:
HR Privacy
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052 USA
Microsoft は、すべての要求に対し、適用されるデータ保護法に従って検討および対応を行います。 Microsoft は、従業員の本人確認のために、一定の情報を要求する場合があることに注意してください。 Microsoft は、限定的な状況において、お客様の要求に答えるための管理費として合理的な手数料を従業員に対して請求する場合があります。ただし、かかる手数料が発生する場合は、事前に通知を行います。
Microsoft が行う従業員の個人データの処理が従業員の同意に基づくものである場合、従業員には、同意をいつでも取り下げる権利があります。 ただし、これは、同意の取り下げ前に行われる処理の合法性に影響を与えることはありません。
欧州連合、イギリス、スイスの社員、外部スタッフ、および社員候補者 (欧州連合、イギリス、スイスで勤務する者または欧州連合、イギリス、スイスに通常居住する国外勤務者を含む) は、Microsoft による個人データの処理方法に関する質問を、Web フォームを使用してデータ保護担当者に提出することもできます。
当社では、従業員からの質問に回答できるよう努力を払いますが、未解決の懸念がある場合、従業員は、欧州連合、イギリス、スイスの該当するデータ保護監督当局に申し立てを行う権利を持っています。
現在および過去の従業員については、個人データのコントローラーは、当該従業員の現在または過去の雇用主である Microsoft です。 候補者の場合、個人データのコントローラーは候補者が求人に応募した Microsoft です。 社外スタッフの場合は、サービスを提供する Microsoft が当該スタッフの個人データのコントローラーとなります。 Microsoft は、上記のデータ対象者の特定の個人データの管理者でもあります。 データ コントローラーに対するプライバシー関連のお問い合わせは、AskHR@microsoft.com にメールまたは次の住所宛てにお手紙でお問い合わせください:
HR Privacy
Microsoft Corporation
One Microsoft Way
Redmond, Washington 98052 USA
さらに、データのコントローラーの連絡先情報は、契約書または求人応募に記載されています。
最終更新日: 2021 年 6 月
本付録は、国内の法律および Microsoft の社内規則への遵守、第三者の使用条件 (技能データまたはトレーニングが第三者によって提供された場合など) および該当する第三者との契約上の要件への遵守を条件としてさまざまな目的で Microsoft が処理を行う、社員および外部スタッフに関する学習と技能データに適用されます。
学習と技能データは、トレーニングと達成、技能、その他の関心事を含む、従業員が行う能力開発活動に関する情報です。 学習と技能データの情報源には、従業員に関する以下の情報が含まれます。
Microsoft は、上記の情報源からの各種データの処理を行う場合があります。これらのデータには次のものが含まれます (ただし、これらに限定されません):
Microsoft は、Learning and Skills データをさまざまなコンテキストでも収集します。 たとえば、Microsoft は、従業員が次のようなことを行った場合に Learning and Skills データを収集します。
Microsoft は、Learning and Skills データを以下に規定するさまざまな目的に使用します。これには、機械学習および人工知能のアプリケーションを使用した自然言語処理などの自動処理が含まれる場合があります。
従業員との雇用または業務関係を維持するため (従業員のキャリア開発機会が含まれます)
Microsoft は、従業員との雇用または業務関係を管理するために Learning and Skills データの処理を行います。この目的には、従業員に対する Microsoft の義務および約束の履行が含まれます。 Learning and Skills データの提供を要求された際に提供しない場合、Microsoft は以下の業務を実行できず、Microsoft に課せられている法的義務を遵守することができない場合があります。 たとえば、Microsoft は次を実行するために Learning and Skills データを使用します。
Microsoft 製品とサービスの提供および改善を行うため
Microsoft は、Microsoft の製品とサービスを提供し改善するために、学習と技能データの処理を行います。 たとえば、従業員が Microsoft のトレーニングまたは認定資格試験に登録するときは、Microsoft はその従業員の学習と技能データを使用してトレーニングの修了状況および (該当する場合) 認定基準の達成度を特定します。
Microsoft は、Microsoft の製品とサービスを改善するために、Learning and Skills データの処理を行います。 たとえば、Microsoft は次のことを行う場合があります。
その他の適法な目的
Microsoft は、次の場合のような、その他の適法な目的で学習と技能データの処理を行います。
最終更新日: 2021 年 6 月
本付録は、新規および既存の製品とサービスのデバッグ、テスト、開発、および改善を目的として、Microsoft データ プログラム (MDP) および MDP により処理が行われた業務関連データ (“MDP データ”) に適用されます。 人工知能および機械学習のモデルのトレーニングに MDP データを使用する場合があります。 MDP および本付録の条項は、Microsoft の社員にのみ適用されます。 外部スタッフおよび社員候補者のデータは、MDP の対象範囲から具体的に除外されます。 MDP の具体的な条件および範囲に関する詳しい情報については、詳細説明ページを参照してください。 社員は、こちら (http://aka.ms/MDPOptOut) をクリックすることにより、不利な影響を被ることなく、自身のプログラムへの参加を制限することをいつでも選択することができます。
MDP は、Microsoft の社員が各自の雇用の範囲において Microsoft の社内システム、ソフトウェア、サービス、および資産を用いて送信、作成、交換、または保管を行ったデータまたは情報の処理を主な対象としています。 Microsoft は、可能な限り、業務に関連するデータ以外は MDP の範囲から除外するための管理を実施するために合理的な努力をします。 MDP の範囲を Microsoft の業務関連データの処理に限定するための制御が整備されていますが (詳細は詳細説明ページで説明されています)、MDP では、Microsoft が所有または提供するシステムおよびリソースにおいて作成、保管、または送信された、従業員の特定の個人コンテンツの処理を偶発的に行う場合があります。 そのような事態が発生した場合、Microsoft は、将来的にそのようなデータをより適切に除外するための管理方法を改善するよう、合理的な努力を続けます。 MDP によるデータの処理は、常に、国内の法律に加え、記載された MDP の要件および (「責任ある技術利用ポリシー」を含む) Microsoft の社内規定に準拠します。
MDP データの情報源として次が含まれますが、これらに限定されません: Exchange の電子メールおよび予定表情報、OneDrive for Business に格納されているファイル、職場のデバイスで収集された音声、Yammer および Teams のメッセージ、SharePoint サイトのコンテンツ、職場のデバイスからの診断データ、検索データ、製品とサービスのフィードバック データ、および社内基幹アプリケーション (MSX など、営業プロセスを支援するために開発されたアプリケーションなど)。 これらは、MDP によりこれらからのデータの処理が行われる場合がある、Microsoft のビジネス関連データの種類の代表的な、非網羅的な例です。 MDP に関する最新の情報は、詳細説明ページを参照してください。
上記の情報源からのコンテンツ関連データに加え、Microsoft は、MDP をサポートするために、上記の情報源からの、次の (ただし、これらに限定されない)、 その他のさまざまな種類のデータの処理を行う場合もあります。
基本人口統計データ (例として、従業員の氏名、別名などが含まれます)。
該当するコンテンツに関連付けられているメタデータ (時間および日付の情報、データの作成者および変更に関するシグナル、ドキュメントおよび会議のタイトルなどが含まれます)。
テレメトリ データ (製品および機能の使用状況に関連するデータ、上記のコンテンツの種類およびサービスと関連付けられているデータ、またはソフトウェアのバージョン履歴、コンピューターの種類、オペレーティング システムのバージョンなどのコンピューター関連のデータが含まれます)。
Microsoft による MDP データの使用は、そのような使用はかかる事業関連データにおける社員個人のプライバシーの利益に大きく勝ることから、自らの事業データを事業関連目的で使用するという Microsoft の正当な利益に基づいています。 Microsoft は、(1) 処理において個人のプライバシーの利益が Microsoft の利益に勝る場合、また、(2) 国内の法律により、かかる処理を実行する前に同意を取得することが Microsoft に要求される場合、社員の同意に基づき、特定の MDP データの処理を行う場合があります。 MDP におけるデータ処理の主な根拠が同意である場合、Microsoft は、例外なく、必ず情報が完全に与えられた上で任意に行われるようにし、また、同意の拒否または後日になってからの同意の取り消しを行うことによって、社員が不利な影響を一切被ることがなく、MDP への参加またはデータの提供を選択することによって特定の利益を得ることがないことを保証します。
最終更新日: 2021 年 6 月
トルコの社員: プライバシー通知
トルコの社員、社員候補者、および外部スタッフに関するデータ処理活動に関して、Microsoft Bilgisayar Yazılım Hizmetleri Limited Şirketi が個人データ保護法 6698 番 (以下、「本件法律」といいます。) の目的におけるデータ管理者を務めます。
トルコの連絡事務所 (MEA HQ) の従業員、候補者、および外部スタッフに関するデータ処理活動に関して、Microsoft Ireland Research ULC が、法律の目的の範囲内でデータ管理者として機能するものとします。
上記の情報に加えて、Microsoft は、契約管理、監査手続き、および倫理手続きを実行するために、従業員に関する個人データの処理を行います。
かかるデータは、メール、電話、Web サービス、宅配便/郵便、物理的形式およびオンライン形式、物理的および電子的な環境におけるイベントおよび組織での写真およびビデオ録画から取得される場合があります。
個人データの処理は、法律により意図され、法的義務を遵守し、権利の確保、行使、および保護、契約の締結および履行、ならびにデータ コントローラーの正当な利益のために必要であり、本件法律の範囲に指定される通り従業員による明示的な同意 (提供された場合) に基づくものであるという法的根拠に基づき行われます。
従業員は、データ主体として、本件法律の第11条に定められた権利を持ちます。 データ管理者申請の原則および手続きに関する声明に従い、本件法律の第11条に基づく自身の権利に関する要求を次の方法により提出することができます。これを行った場合、30 日以内に対応が行われます。
