CRM Online-supplement
(laatst bijgewerkt in mei 2008)
hoofdpunten van de privacyverklaring bekijken
Deze pagina vormt een aanvulling op de Microsoft Online Privacyverklaring. Voor een goed begrip van het verzamelen van gegevens en de praktijken in verband met een bepaalde website of service dient u zowel de Microsoft Online Privacyverklaring als alle eventueel van toepassing zijnde aanvullingen te lezen.
Op deze pagina
Verzending van gegevens
Voor het gebruik van sommige CRM Online-functies (b.v. Outlook-client, dynamische export naar Excel en Data Migration Manager), dient u zich aan te melden met uw gegevens voor Windows Live ID (een e-mailadres en een wachtwoord). U kunt deze gegevens lokaal opslaan, zodat u niet telkens om uw aanmeldgegevens wordt gevraagd wanneer u CRM Online opent. Als u deze gegevens opslaat, maakt uw CRM Online-component automatisch verbinding met CRM Online wanneer u de component opent.
Bij elk verzoek aan het CRM Online-systeem stuurt uw computer twee wereldwijd unieke codes (GUID's) – een CRM-gebruikersnaam en een CRM-gebruikersorganisatienaam – naar de CRM Online-servers van Microsoft. Elke GUID is een willekeurig nummer dat geen persoonlijke informatie bevat. Deze GUID's worden uitsluitend gebruikt om u en uw organisatie in het CRM Online-systeem te herkennen en niet om buiten CRM Online vast te stellen wie u bent of wie uw organisatie is.
Gebruikersuitnodiging
Wanneer er een nieuwe gebruiker wordt uitgenodigd voor CRM Online, wordt er een uitnodigingsbericht naar de nieuwe gebruiker gestuurd. De uitgenodigde gebruiker moet vervolgens de uitnodiging in CRM Online accepteren via een Windows Live ID-profiel dat gerelateerd is aan het e-mailadres waarnaar de uitnodiging is verzonden.
Foutenrapportage
Met de functie Foutenrapportage kunnen gebruikers de fouten die ze tijdens het gebruik van CRM Online tegenkomen, melden bij Microsoft. Als er een internetverbinding actief is wanneer er een fout optreedt, kunt u die meteen bij Microsoft melden. Standaard wordt u bij elke opgetreden fout gevraagd een foutrapport naar Microsoft te verzenden. U kunt instellen dat de foutrapporten automatisch naar Microsoft worden verzonden op het tabblad Privacy in het gedeelte met de persoonlijke instellingen (selecteer Extra > Opties... en klik op Privacy) in CRM Online.
In een foutrapport kunnen behalve een omschrijving van de fout ook de URL van de webpagina waarop de fout zich voordeed, een unieke code voor uw organisatie, de versie van de CRM Online-service die u gebruikt, standaard computergegevens en de naam van uw organisatie zoals die bij CRM Online bekend is, worden vermeld. Foutrapporten zijn niet bedoeld om persoonlijke informatie te verzamelen, maar het is mogelijk dat er dergelijke gegevens onopzettelijk in het rapport worden opgenomen. In dat geval zal Microsoft deze gegevens niet gebruiken om u te identificeren of contact met u op te nemen.
Foutrapporten worden uitsluitend gebruikt om onze software en services te verbeteren. Medewerkers van Microsoft en door Microsoft ingehuurde derden kan toegang worden verleend tot foutrapporten. Als een foutrapport vermeldt dat er één of meer producten van derden bij de oorzaak van het probleem waren betrokken, kan Microsoft het rapport doorsturen naar deze derden. Deze derden mogen de gegevens echter uitsluitend gebruiken om de door hen gemaakte of gepubliceerde producten te verbeteren of te repareren.
Gegevensexport naar Microsoft Office Excel
Vanuit CRM Online kunt u uw CRM-gegevens exporteren naar Microsoft Office Excel (“Excel”). Er zijn twee verschillende manieren om gegevens te exporteren: u kunt gegevens exporteren als statisch werkblad of als een dynamisch werkblad/dynamische draaitabel.
Bij statische export wordt er een lokale kopie van de te exporteren gegevens gemaakt en opgeslagen op uw computer. Tussen deze lokale kopie en de CRM Online-service bestaat geen verbinding. De gegevens worden van CRM Online naar uw computer verzonden via SSL.
Bij dynamische export wordt er een koppeling aangebracht tussen het Excel-werkblad en de CRM Online-service. Telkens wanneer het dynamisch geëxporteerde werkblad wordt vernieuwd, dient de gebruiker die dit bestand opent zich bij CRM Online aan te melden met zijn gebruikersgegevens. CRM Online laat gebruikers uitsluitend gegevens zien waarvoor zij de rechten hebben.
Een beheerder kan bepalen of gebruikers in uw organisatie gegevens naar Excel mogen exporteren door de beveiligingsfuncties van de gebruikers te wijzigen. Dat kan via de instellingen in CRM Online.
Microsoft Dynamics CRM 4.0 voor Microsoft Office Outlook
Met Microsoft Dynamics CRM 4.0 voor Microsoft Office Outlook (“Outlook-client”) kunt u CRM-gegevens, zoals e-mail, contactpersonen, taken en afspraken, automatisch bijhouden.
Voor het gebruik van de Outlook-client dient u zich aan te melden met uw gegevens voor Windows Live ID (een e-mailadres en een wachtwoord). U kunt deze gegevens lokaal opslaan, zodat u niet telkens om uw aanmeldgegevens wordt gevraagd wanneer u Microsoft Outlook opent. Als u deze gegevens opslaat, maakt uw Outlook-client automatisch verbinding met CRM Online wanneer u Microsoft Outlook opent.
Als u zich eenmaal bij Windows Live ID hebt aangemeld en de Outlook-client gebruikt, blijft de verbinding tussen uw computer en CRM Online altijd open wanneer er verbinding met internet is. Hierdoor kunt u zich sneller aanmelden bij CRM Online. In het gedeelte Opties van de Outlook-client kunt u instellen dat u de verbinding tussen uw computer en CRM Online uitschakelt. Als u deze instelling uitschakelt, kan de Outlook-client trager worden.
U kunt de Outlook-client gebruiken om e-mail bij te houden in CRM Online. De e-mailberichten over dit onderwerp worden dan zichtbaar voor de gebruikers in uw organisatie met de rechten om die te bekijken. U kunt uw e-mail in CRM Online op vier manieren bijhouden: (1) automatisch alleen de reacties bijhouden op de berichten die nu worden bijgehouden; (2) automatisch alle berichten bijhouden die u verzendt en ontvangt; (3) automatisch alleen berichten bijhouden van contactpersonen, accounts, leads, etc. uit CRM Online; en (4) geen berichten bijhouden. U kunt deze instelling wijzigen onder de persoonlijke instellingen van de Outlook-client. Uw beheerder kan deze instelling ook voor u configureren. Optie 1 is de standaardoptie – met andere woorden, standaard worden in CRM Online alleen de reacties bijgehouden op de berichten die u bijhoudt. Alle reacties (van u en van anderen) worden bijgehouden tot u het bijhouden van een bepaald onderwerp stopt. Als u het bijhouden van een onderwerp stopt, blijven de al verzonden en ontvangen berichten die in CRM Online werden bijgehouden, gewoon in CRM Online bestaan, tenzij u ze handmatig verwijdert.
Voor elk bericht dat u ontvangt, stuurt de Outlook-client het e-mailadres van de afzender, het e-mailadres van de ontvanger en de onderwerpregel van het bericht naar CRM Online. Hierdoor kan CRM Online controleren of een bepaald bericht door de CRM Online-service moet worden opgeslagen. Bij berichten die u, een andere CRM Online-gebruiker in uw organisatie of een beheerder bijhoudt, zal de service na controle de Outlook-client vragen het gehele bericht naar CRM Online te sturen. Door CRM Online gemaakte berichten (b.v. een workflow-actie waarmee namens u een bericht wordt verzonden of berichten die u hebt verzonden via de webtoepassing CRM Online) kunnen worden verzonden via de Outlook-client.
Ook als u een bepaald item (e-mail, afspraak of taak) niet bijhoudt in CRM Online, kan het item toch door CRM Online worden bijgehouden als een van de mensen op de afzenders- of ontvangerslijst voor dat item het item wel bijhoudt Als een item door CRM Online wordt bijgehouden, verschijnt er in Microsoft Outlook een ander pictogram dan het pictogram dat gewoonlijk voor dat type item (e-mail, afspraak, etc.) wordt weergegeven.
In de Outlook-client kunt u ook andere Microsoft Outlook-items bijhouden, zoals contactpersonen, afspraken en taken. U kunt elk van de items bijhouden door op de werkbalk in dat item te klikken op de knop 'Bijhouden in CRM'. Als u Microsoft Outlook 2007 gebruikt, kan het bijhouden van een item in CRM Online worden uitgeschakeld met dezelfde knop. Van een item dat wordt bijgehouden wordt een kopie van dat item in de CRM Online-service bewaard, die zichtbaar is voor de andere gebruikers in uw organisatie die daartoe de rechten hebben. Als u Microsoft Outlook 2007 gebruikt en het bijhouden van een item wordt uitgeschakeld, wordt die kopie automatisch uit de CRM Online-service verwijderd, mits u de eigenaar van dat item bent.
Met de Laptop-versie van de Outlook-client kunt u uw CRM Online-gegevens offline gebruiken. Deze functie is bereikbaar via de knop 'Verbinding verbreken' in de werkbalk van de Outlook-client in Microsoft Outlook. Deze functie staat los van de verbinding van Microsoft Outlook met Microsoft Exchange of de functionaliteit van uw browser.
Microsoft Dynamics CRM 4.0 E-Mail Router
Net als met de Outlook-client kunt u met de Microsoft Dynamics CRM 4.0 E-Mail Router CRM-gegevens automatisch laten bijhouden. Het bijhouden van e-mail in de E-mail Router werkt op dezelfde wijze als in de Outlook-client, zoals hierboven beschreven. Met de E-mail Router kunt u ook berichten verzenden en ontvangen via de browsergebaseerde CRM Online-client.
Customer Experience Improvement Program
U kunt deelnemen aan ons Customer Experience Improvement Program om de kwaliteit, de betrouwbaarheid en de prestaties van Microsoft-software en -services te verbeteren.
Bij deelname verzamelt Microsoft informatie over uw hardwareconfiguratie en het gebruik van de CRM Online-service om te zoeken naar trends en gebruikspatronen.
Uw naam, adres of andere contactgegevens worden niet verzameld. Voor meer informatie en een complete privacyverklaring voor het Customer Experience Improvement Program verwijzen we naar de Privacyverklaring voor het Microsoft Customer Experience Improvement Program.
Microsoft Dynamics CRM 4.0 Data Migration Manager
Met de Microsoft Dynamics CRM 4.0 Data Migration Manager kunt u uw CRM-gegevens uit andere systemen overzetten naar CRM Online. Tijdens de migratie kan dit hulpprogramma verbinding maken met CRM Online om de metadata (zoals veldnamen en veldtypen) op te halen die nodig zijn voor het overzetten van uw gegevens. Als u ervoor kiest de gegevens te uploaden, worden alle gegevens die u wilt migreren van uw computer verzonden naar CRM Online.
Voor het gebruik van de Data Migration Manager dient u zich aan te melden met uw gegevens voor Windows Live ID. U kunt deze gegevens lokaal opslaan, zodat u niet telkens om uw aanmeldgegevens wordt gevraagd wanneer u de Data Migration Manager opent. Als u deze gegevens opslaat, maakt uw Data Migration Manager automatisch verbinding met CRM Online wanneer u de Data Migration Manager opent. De Data Migration Manager downloadt ook de gebruikersinformatie van de CRM Online-server. Deze worden gebruikt om de gebruikers van bronsystemen, indien aanwezig, toe te wijzen aan CRM Online. Door deze activiteit blijven de gemigreerde gegevens in het bezit van dezelfde gebruikers als in het bronsysteem.
Aanpassingen importeren/exporteren
U kunt uw aanpassingen in CRM Online naar en van CRM Online importeren en exporteren. Daarbij worden de aanpassingen, die uw naam of andere persoonlijke informatie kunnen bevatten, via een SSL-verbinding verzonden van uw computer naar servers van Microsoft.