Supplemento CRM Online
(ultimo aggiornamento: maggio 2008)
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Questa pagina contiene un supplemento dell'Informativa sulla privacy online di Microsoft. Per apprendere le regole di utilizzo e di raccolta dei dati relative a determinati siti o servizi, prendere visione dell'Informativa sulla privacy online di Microsoft e di eventuali supplementi correlati.
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Trasferimento di dati
Per poter utilizzare alcune delle funzionalità di CRM Online (ad esempio il client di Outlook, l'esportazione dinamica in Excel e la Gestione migrazione dati), verrà richiesto di accedere utilizzando le proprie credenziali Windows Live ID (indirizzo di posta elettronica e password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni accesso a CRM Online. Decidendo di salvare queste informazioni, il componente CRM Online dell'utente si collegherà automaticamente a CRM Online ad ogni apertura.
Quando si effettua una richiesta al sistema CRM Online, il computer invia ai server CRM Online di Microsoft due identificatori univoci globali (GUID), un ID utente CRM e un ID organizzazione dell'utente CRM. Ciascun GUID è costituito da un numero generato a caso e non contiene informazioni personali. Questi GUID servono esclusivamente a identificare l'utente e l'organizzazione nel sistema CRM Online e non vengono utilizzati per identificare l'utente o l'organizzazione al di fuori di CRM Online.
Invito utente
Quando si invita un nuovo utente in CRM Online, al nuovo utente viene inviato un messaggio di posta elettronica contenente l'invito. L'utente invitato potrà quindi accettare l'invito in CRM Online utilizzando un profilo Windows Live ID associato all'indirizzo di posta elettronica a cui ha ricevuto l'invito.
Segnalazione errori
La funzionalità Segnalazione errori consente agli utenti di comunicare a Microsoft gli errori verificatisi durante l'utilizzo di CRM Online. Quando si verifica un errore, se si dispone di una connessione Internet, è possibile comunicarlo immediatamente a Microsoft. Per impostazione predefinita, ogni volta che si verifica un errore, l'utente viene invitato a inviare una segnalazione errori a Microsoft. È possibile impostare l'invio automatico delle segnalazioni errori a Microsoft dalla scheda Privacy dell'area Impostazioni personali (selezionare Strumenti > Opzioni… e fare clic su Privacy) di CRM Online.
Le segnalazioni errori possono contenere la descrizione dell'errore, l'URL della pagina Web in cui si è verificato l'errore, un identificatore univoco dell'organizzazione, la versione del servizio CRM Online utilizzato, informazioni standard sul computer e il nome dell'organizzazione registrato in CRM Online. Per quanto le segnalazioni errori non intendano raccogliere informazioni personali, è possibile che informazioni di questo tipo vengano inavvertitamente incluse nella segnalazione. Se presenti, non verranno utilizzate da Microsoft per identificare gli utenti né per contattarli.
Microsoft utilizza le segnalazioni errori esclusivamente per migliorare i propri software e servizi. Dipendenti e appaltatori Microsoft potrebbero avere accesso alle segnalazioni errori. Se una segnalazione errori indica che uno o più prodotti di terzi rientrano tra le cause del problema, Microsoft potrebbe inviare la segnalazione ai rispettivi produttori. Tuttavia, questi potranno utilizzare le informazioni solo a scopo di riparazione e perfezionamento dei prodotti da loro pubblicati o realizzati.
Esportazione dati in Microsoft Office Excel
CRM Online consente di esportare i dati CRM da CRM Online a Microsoft Office Excel ("Excel"). Esistono due diversi metodi per esportare i dati: i dati possono essere esportati sotto forma di foglio di lavoro statico o tabella pivot / foglio di lavoro dinamico.
Con l'esportazione statica, viene creata e salvata sulla macchina dell'utente una copia locale dei dati esportati. Non viene mantenuto alcun collegamento tra questa copia locale e il servizio CRM Online. I dati vengono trasferiti da CRM Online al computer mediante SSL.
Nell'esportazione dinamica, viene mantenuto un collegamento tra il foglio di lavoro Excel e il servizio CRM Online. Ogni volta che si aggiorna il foglio di lavoro esportato dinamicamente, l'utente che apre il file viene autenticato tramite CRM Online attraverso le proprie credenziali. CRM Online consente agli utenti di visualizzare solo i dati per i quali dispongono di autorizzazione.
Un amministratore può stabilire se gli utenti dell'organizzazione sono autorizzati a esportare i dati in Excel modificando i ruoli di protezione degli utenti. Questa operazione può essere effettuata dall'area Impostazioni di CRM Online.
Microsoft Dynamics CRM 4.0 per Microsoft Office Outlook
Microsoft Dynamics CRM 4.0 per Microsoft Office Outlook ("client di Outlook") consente di registrare automaticamente le informazioni relative a CRM, incluso l'indirizzo di posta elettronica, i contatti, le attività e gli appuntamenti.
Per poter utilizzare il client di Outlook, è necessario accedere con le credenziali Windows Live ID (indirizzo di posta elettronica e password). È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Microsoft Outlook. Se si decide di salvare queste informazioni, il client di Outlook si collegherà automaticamente a CRM Online a ogni apertura di Microsoft Outlook.
Dopo il primo accesso a Windows Live ID e l'utilizzo del client di Outlook, il collegamento tra il computer dell'utente e CRM Online rimarrà sempre attivo ogni volta che ci si connette a Internet. Questo consente di velocizzare l'accesso e l'utilizzo di CRM Online. È possibile scegliere di disattivare la connessione tra il computer e CRM Online dall'area Opzioni del client di Outlook. Se si deseleziona questa opzione, il client di Outlook potrebbe subire un peggioramento delle prestazioni.
Il client di Outlook può essere utilizzato per registrare la posta elettronica in CRM Online. In questo caso, il thread di posta elettronica sarà visibile agli utenti dell'organizzazione autorizzati a visualizzarlo. Sono disponibili quattro modalità di registrazione della posta elettronica in CRM Online: (1) registrazione automatica solo delle risposte ai messaggi di posta elettronica attualmente registrati, (2) registrazione automatica di tutta la posta elettronica inviata e ricevuta, (3) registrazione automatica dei soli messaggi di posta elettronica inviati da contatti, account, clienti potenziali, ecc. di CRM Online, (4) registrazione della posta elettronica disattivata. Il meccanismo di registrazione può essere modificato dall'area Impostazioni personali del client di Outlook. Questa impostazione può essere configurata anche dall'amministratore. Per impostazione predefinita è attiva l'opzione 1, ossia vengono registrate in CRM Online solo le risposte ai messaggi di posta elettronica che si è scelto di registrare. Tutte le risposte (dell'utente e di terzi) verranno registrate fino a quando non si sceglie di interrompere la registrazione di un determinato thread di posta elettronica. Una volta interrotta la registrazione di un thread di posta elettronica, i messaggi precedentemente inviati o ricevuti e registrati in CRM Online rimarranno in CRM Online a meno che non vengano cancellati manualmente.
Per ciascun messaggio di posta elettronica ricevuto, il client di Outlook invia a CRM Online l'indirizzo di posta elettronica del mittente e del destinatario e l'oggetto del messaggio. Questo consente a CRM Online di verificare se un particolare messaggio debba essere salvato dal servizio CRM Online. Per i messaggi di posta elettronica che un utente CRM Online dell'organizzazione o l'amministratore ha scelto di registrare, il servizio richiederà al client di Outlook di inviare l'intero messaggio a CRM Online dopo la convalida. I messaggi di posta elettronica creati da CRM Online (ad esempio un'azione di flusso di lavoro che invia messaggi per conto dell'utente o messaggi inviati dall'utente stesso attraverso l'applicazione Web CRM Online) possono essere inviati attraverso il client di Outlook.
Anche scegliendo di non registrare un particolare elemento (messaggio di posta elettronica, appuntamento o attività) in CRM Online, questo potrebbe comunque essere registrato in CRM Online se qualsiasi degli altri utenti nell'elenco dei mittenti o dei destinatari ha scelto di registrarlo. Se un elemento viene registrato in CRM Online, Microsoft Outlook visualizzerà un'icona diversa rispetto alla solita normalmente usata per quel tipo di elemento (messaggio di posta elettronica, appuntamento, ecc.).
Il client di Outlook consente inoltre di registrare altri elementi Microsoft Outlook quali contatti, appuntamenti e attività facendo clic sul pulsante "Registra in CRM" sulla barra degli strumenti all'interno dell'elemento desiderato. Se si utilizza Microsoft Outlook 2007, è possibile disattivare la registrazione in CRM Online premendo lo stesso pulsante. Una volta impostata la registrazione, una copia dell'elemento viene conservata nel servizio CRM Online e sarà visibile agli altri utenti dell'organizzazione in possesso dei relativi diritti. Se si utilizza Microsoft Outlook 2007, quando viene disattivata la registrazione di un particolare elemento, la copia dell'elemento viene automaticamente cancellata dal servizio CRM Online solo se l'elemento è di proprietà dell'utente.
La versione per laptop del client di Outlook consente di accedere ai propri dati CRM Online anche non in linea. Questa funzionalità è accessibile mediante il pulsante "Fuori rete" sulla barra degli strumenti del client di Outlook in Microsoft Outlook e non è legata alla connessione di Microsoft Outlook con Microsoft Exchange né alle funzionalità del browser utilizzato.
Router di posta elettronica per Microsoft Dynamics CRM 4.0
Come il client di Outlook, il router di posta elettronica per Microsoft Dynamics CRM 4.0 ("router di posta elettronica") consente di registrare automaticamente le informazioni relative a CRM. La funzionalità di registrazione della posta elettronica nel router presenta modalità identiche a quella descritta nella sezione relativa al client di Outlook. Anche il router di posta elettronica consente di inviare e ricevere messaggi attraverso il client di CRM Online basato su browser.
Analisi utilizzo software
È possibile decidere di aderire all'Analisi utilizzo software per migliorare qualità, affidabilità e prestazioni dei software e dei servizi Microsoft.
Se l'utente aderisce al programma, Microsoft raccoglierà informazioni sulla configurazione dell'hardware e sull'utilizzo del servizio CRM Online per individuare tendenze e modelli di utilizzo.
Non vengono raccolti il nome e l'indirizzo dell'utente, né altre informazioni di contatto. Per ulteriori informazioni e per consultare l'informativa sulla privacy completa del programma Analisi utilizzo software, vedere l'Informativa sulla privacy del programma Analisi utilizzo software Microsoft.
Gestione migrazione dati in Microsoft Dynamics CRM 4.0
Gestione migrazione dati in Microsoft Dynamics CRM 4.0 consente di trasferire i dati dei clienti da altri sistemi a CRM Online. Durante il trasferimento, questo strumento potrebbe contattare CRM Online per ottenere informazioni sui metadati (ad esempio i nomi e i tipi di campi) necessari per la migrazione. Quando si sceglie di caricare i dati, verranno caricati tutti i dati che si è deciso di trasferire dal computer a CRM Online.
Per poter utilizzare Gestione migrazione dati, l'utente deve accedere utilizzando le proprie credenziali Windows Live ID. È possibile decidere di salvare queste informazioni a livello locale per non doverle reinserire a ogni apertura di Gestione migrazione dati. Decidendo di salvare queste informazioni, Gestione migrazione dati dell'utente si collegherà automaticamente a CRM Online ad ogni apertura dell'applicazione. Gestione migrazione dati scarica inoltre a livello locale le informazioni dell'utente dal server CRM Online per consentire la mappatura degli utenti dal sistema di origine, se disponibile, a CRM Online. Questa attività consente di mantenere per i dati migrati gli stessi proprietari inseriti nel sistema di origine.
Importazione/Esportazione personalizzazioni
È possibile importare ed esportare le personalizzazioni di CRM Online. Quando si esegue questa operazione, le personalizzazioni (che potrebbero contenere il nome dell'utente o altre informazioni personali) vengono trasferite mediante una connessione SSL dal computer dell'utente ai server Microsoft e viceversa.