CRM Online -liite
(päivitetty viimeksi toukokuussa 2008)
tutustu tietosuojalausunnon tärkeimpiin kohtiin
Huomaa, että tämä sivu on Microsoft Online -palvelun tietosuojalausunnon liite. Jonkin sivuston tai palvelun tiedonkeruu- ja -käyttömenetelmien ymmärtäminen edellyttää sekä Microsoft Online -palvelun tietosuojalausunnon että siihen liittyvien liitteiden lukemista.
Tällä sivulla
Tiedonsiirto
CRM Online -toimintoja (kuten Outlook-asiakassovellus ja dynaaminen vienti Exceliin ja tietojen siirron hallintaan) varten sinua pyydetään kirjautumaan sisään Windows Live ID -tunnuksilla (sähköpostiosoite ja salasana). Voit tallentaa tiedot paikallisesti, jotta niitä ei kysytä aina, kun yrität käyttää CRM Onlinea. Jos tallennat tiedot, CRM Online -osa muodostaa automaattisesti yhteyden CRM Onlineen aina, kun avaat osan.
Kun lähetät lähettää pyyntöjä CRM Online -järjestelmään, tietokone lähettää kaksi GUID-tunnusta (CRM User ID- ja CRM User Organization ID -tunnukset) Microsoftin CRM Online -palvelimiin. Kukin GUID on sattumanvaraisesti luotu luku, joka ei sisällä henkilötietoja. GUID-tunnuksia käytetään ainoastaan sinun ja organisaatiosi tunnistamiseen CRM Online -järjestelmässä, ei järjestelmän ulkopuolella.
Käyttäjän kutsuminen
Kun uusi käyttäjä kutsutaan CRM Onlineen, hänelle lähetetään kutsu sähköpostitse. Kutsutun käyttäjän on hyväksyttävä kutsu CRM Onlinessa käyttämällä siihen sähköpostiosoitteeseen liittyvää Windows Live ID -profiilia, johon kutsu lähetettiin.
Virheiden raportointi
Virheiden raportointitoiminnolla käyttäjät voivat ilmoittaa Microsoftille virheistä, joita ilmenee käytettäessä CRM Onlinea. Kun tapahtuu virhe, voit ilmoittaa siitä heti Microsoftille, jos internetyhteys on käytettävissä. Virhetilanteissa sinua pyydetään oletusarvoisesti lähettämään virheraportti Microsoftille. Halutessasi voit lähettää virheraportteja Microsoftille automaattisesti CRM Onlinen omien asetusten tietosuojavälilehdestä (valitse Työkalut > Asetukset… > Tietosuoja).
Virheraportit voivat sisältää virheen kuvauksen, sen sivun URL-osoitteen, jolla virhe tapahtui, organisaation yksilöivän tunnisteen, käytetyn CRM Online -version, tietokoneen perustiedot ja organisaation nimen siinä muodossa, jossa se on rekisteröity CRM Onlineen. Vaikka virheraportteihin ei tietoisesti kerätä henkilötietoja, niitä voi joutua tahattomasti raporttiin. Siinä tapauksessa Microsoft ei käytä tietoja tunnistus- tai yhteydenottotarkoituksiin.
Virheraportteja käytetään ohjelmistojen ja palvelujen kehittämiseen. Microsoftin työntekijöille ja alihankkijoille saatetaan sallia pääsy virheraportteihin. Jos virheraportti osoittaa, että ongelma johtuu kolmannen osapuolen tuotteiden käyttämisestä, Microsoft voi lähettää raportin kyseiselle kolmannelle osapuolelle. Ne saavat kuitenkin käyttää tietoja ainoastaan julkaisemiensa tai valmistamiensa tuotteiden korjaamiseen tai kehittämiseen.
Tietojen vieminen Microsoft Office Exceliin
Käyttäjä voi viedä CRM-tietonsa CRM Onlinesta Microsoft Office Exceliin ("Excel"). Tietoja voi viedä kahdella tavalla: Tiedot voi viedä staattisena laskentataulukkona tai dynaamisena laskenta- tai pivot-taulukkona.
Staattisen taulukon viennin aikana vietävistä tiedoista luodaan paikallinen kopio, joka tallennetaan tietokoneeseesi. Paikallisen kopion ja CRM Online -palvelun välille ei jää mitään linkkiä. Tiedot siirretään CRM Onlinesta käyttäjän tietokoneeseen SSL-yhteyden kautta.
Dynaamisen viennin yhteydessä Excel-laskentataulukon ja CRM Online -palvelun välille jää linkki. Aina kun dynaamisesti viety laskentataulukko päivitetään, sen avannut käyttäjä todennetaan CRM Onlinessa tämän käyttäjätunnuksilla. CRM Online näyttää käyttäjille ainoastaan ne tiedot, joihin heillä on käyttöoikeus.
Järjestelmänvalvoja voi määrittää käyttäjien rooliasetuksilla, saavatko organisaation käyttäjät viedä tiedot Exceliin. Tämä voidaan tehdä CRM Onlinen asetusosassa.
Microsoft Office Outlook Dynamics CRM 4.0
Microsoft Office Outlook Dynamics CRM 4.0 ("Outlook-asiakassovellus") mahdollistaa CRM-tietojen (kuten sähköpostin, yhteystietojen, tehtävien ja tapaamisten) seuraamisen automaattisesti.
Outlook-asiakassovelluksen käyttäminen edellyttää kirjautumista sisään Windows Live ID -tunnuksilla (sähköpostiosoite ja salasana). Voit tallentaa tiedot paikallisesti, jotta niitä ei kysytä aina, kun yrität käyttää Microsoft Outlookia. Jos tallennat tiedot, Outlook-asiakassovellus muodostaa automaattisesti yhteyden CRM Onlineen aina, kun avaat Microsoft Outlookin.
Kun olet kirjautunut Windows Live ID -tunnuksilla ja käyttänyt Outlook-asiakassovellusta ensimmäisen kerran, tietokoneen ja CRM Onlinen välinen yhteys on avoinna aina, kun internetyhteys on käytettävissä. Niinpä voitkin kirjautua CRM Onlineen ja käyttää sitä nopeammin. Voit katkaista tietokoneen ja CRM Onlinen välisen yhteyden Outlook-asiakassovelluksen Asetukset-osassa. Jos poistat asetuksen valinnan, Outlook-asiakassovelluksen suorituskyky saattaa heiketä.
Voit seurata sähköpostia CRM Onlinessa Outlook-asiakassovelluksen avulla. Tässä tapauksessa sähköpostikeskustelu on kaikkien niiden organisaation käyttäjien nähtävissä, joilla on oikeus tarkastella sitä. Voit seurata sähköpostia CRM Onlinessa neljällä tavalla: (1) ainoastaan kulloinkin seurattavien sähköpostiviestien vastausten seuraaminen automaattisesti, (2) kaiken lähetettävän ja vastaanotettavan sähköpostin seuraaminen automaattisesti, (3) ainoastaan CRM Online -yhteyshenkilöiden, -tilien jne. lähettämän sähköpostin seuraaminen automaattisesti ja (4) sähköpostia ei seurata. Voit muuttaa seurantamekanismia Outlook-asiakassovelluksen omista asetuksista. Järjestelmänvalvoja voi määrittää asetuksen käyttäjien puolesta. Vaihtoehto 1 on oletus – toisin sanoen ainoastaan seurattavaksi valitsemiisi sähköpostiviesteihin tulevia vastauksia seurataan CRM Onlinessa. Kaikkia vastauksia seurataan (sinä ja muut), kunnes päätät lopettaa tietyn sähköpostikeskustelun seurannan. Kun lopetat sähköpostikeskustelun seurannan, aiemmin lähetetyt tai vastaanotetut CRM Onlinessa seuratut sähköpostiviestit säilyvät CRM Onlinessa, kunnes poistat ne manuaalisesti.
Outlook-asiakassovellus lähettää CRM Onlineen tiedon jokaisen vastaanottamasi viestin lähettäjän osoitteesta, vastaanottajien sähköpostiosoitteesta ja viestin aiheesta. Siten CRM Online voi arvioida, tallennetaanko kukin yksittäinen viesti CRM Online -palveluun. Jos sinä, joku toinen organisaation CRM Online -käyttäjä tai järjestelmänvalvoja on määrittänyt sähköpostiviestin seurattavaksi, palvelu pyytää arvioinnin jälkeen Outlook-asiakassovellusta lähettämään koko sähköpostiviestin CRM Onlineen. CRM Onlinen luomat sähköpostiviestit (kuten automaattisesti lähetettävät työnkulkuilmoitukset tai CRM Online -verkkosovelluksen kautta lähetetyt viestit) voidaan lähettää Outlook-asiakassovelluksen kautta.
Vaikka et seuraisi jotakin tiettyä kohdetta (sähköpostia, tapaamista tai tehtävää), CRM Online seuraa kohdetta, jos joku sen lähettäjä- tai vastaanottajaluettelon henkilöistä on määrittänyt sen seurattavaksi. Jos CRM Online seuraa kohdetta, Microsoft Outlookin näyttämä kuvake poikkeaa sen tavallisesti kyseisen kohdetyypin (kuten sähköpostiviesti tai tapaaminen) yhteydessä näyttämästä kuvakkeesta.
Outlook-asiakassovelluksen avulla voit seurata myös muita Microsoft Outlook -kohteita, kuten yhteystietoja, tapaamisia ja tehtäviä. Voit seurata mitä tahansa näistä kohteista valitsemalla kyseisen kohteen työkaluriviltä CRM-järjestelmässä seuraamista koskevan painikkeen. Jos käytät Microsoft Outlook 2007 -versiota, voit lopettaa kohteen CRM Online -seurannan samalla painikkeella. Kun kohdetta seurataan, CRM Online -palvelu säilyttää sen kopiota, joka on kaikkien niiden organisaation käyttäjien nähtävissä, joilla on asianmukaiset käyttöoikeudet. Jos käytät Microsoft Outlook 2007 -versiota ja lopetat tietyn kohteen seurannan, kohteen kopio poistetaan automaattisesti CRM Online -palvelusta ainoastaan, jos omistat kyseisen kohteen.
Outlook-asiakassovelluksen kannettavan tietokoneen versiolla voit siirtää CRM Online -tiedot offline-tilaan. Toimintoa voi käyttää Microsoft Outlookin Outlook-asiakassovelluksen työkalurivin Offline-tila-painikkeella. Tämä toiminto ei liity Microsoft Outlookin ja Microsoft Exchangen väliseen yhteyteen tai selaimen toimintoihin.
Microsoft Dynamics CRM 4.0 -sovelluksen sähköpostireititin
Outlook-asiakassovelluksen tavoin voit seurata CRM-tietoja automaattisesti myös Microsoft Dynamics CRM 4.0 -sovelluksen sähköpostireitittimessä (sähköpostireititin). Sähköpostireitittimen sähköpostiseurantatoiminto toimii samalla tavalla kuin edellä esitelty Outlook-asiakassovelluksen toiminto. Lisäksi voit lähettää ja vastaanottaa sähköpostia sähköpostireitittimen avulla CRM Onlinen kautta selaimessa.
Asiakaskokemuspohjainen kehittämisohjelma
Halutessasi voit osallistua asiakaskokemuspohjaiseen kehittämisohjelmaan Microsoftin ohjelmistojen ja palvelujen laadun, luotettavuuden ja suorituskyvyn parantamiseksi.
Jos osallistut ohjelmaan, Microsoft kerää tietoja laitteistosi kokoonpanosta ja CRM Online -palvelun käyttötavoistasi ja määrittää trendejä ja käyttötottumuksia.
Toiminto ei kerää nimeäsi, osoitettasi tai muita yhteystietojasi. Lisätietoja on Asiakaskokemuspohjaisen kehittämisohjelman tietosuojalausunnossa.
Microsoft Dynamics CRM 4.0:n tietojen siirron hallinta
Microsoft Dynamics CRM 4.0:n tietojen siirron hallinnalla voit siirtää asiakassuhdetietoja muista järjestelmistä CRM Onlineen. Siirtämisen aikana työkalu voi ottaa yhteyden CRM Onlineen tietojen siirtämisen edellyttämien metatietojen (kuten kenttien nimet ja tyypit) hankkimiseksi. Kun päätät siirtää tiedot, kaikki siirrettäviksi valitsemasi tiedot siirretään tietokoneestasi CRM Onlineen.
Tietojen siirron hallinnan käyttäminen edellyttää kirjautumista Windows Live ID -tunnuksilla. Voit tallentaa tiedot paikallisesti, jotta niitä ei kysytä aina, kun yrität käyttää tietojen siirron hallintaa. Jos tallennat tiedot, tietojen siirron hallinta muodostaa automaattisesti yhteyden CRM Onlineen aina, kun avaat tietojen siirron hallinnan. Tämän lisäksi tietojen siirron hallinta lataa käyttäjän tiedot CRM Online -palvelimesta paikalliseen tietokoneeseen. Tietojen avulla mahdollisen lähdejärjestelmän käyttäjät voidaan yhdistää CRM Onlineen. Siten siirrettyjen tietueiden omistajat säilyvät samoina kuin lähdejärjestelmässä.
Tuonnin ja viennin mukauttaminen
Voit tuoda ja viedä CRM Online -mukautuksia CRM Onlineen ja CRM Onlinesta. Tällöin mukautukset, jotka voivat sisältää nimesi tai muita henkilötietojasi, siirretään SSL-yhteyden kautta tietokoneen ja Microsoftin palvelinten välillä.