Ergänzung zu CRM Online
(Letzte Aktualisierung: Mai 2008)
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Übertragung von Daten
Um einige der Funktionen von CRM Online (z. B. Outlook-Client, dynamischer Export nach Excel und Datenmigrations-Manager) nutzen zu können, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihren Windows Live ID-Anmeldeinformationen (E-Mail-Adresse und Kennwort) anzumelden. Sie können diese Informationen lokal speichern, sodass Sie nicht bei jedem Zugriff auf CRM Online Ihre Anmeldeinformationen eingeben müssen. Wenn Sie diese Informationen speichern, stellt die betreffende CRM Online-Komponente bei jedem Start der Komponente automatisch eine Verbindung mit CRM Online her.
Wenn Sie Anforderungen an das CRM Online-System senden, sendet Ihr Computer zwei eindeutige Bezeichner (Globally Unique Identifier, GUID) – eine CRM-Benutzer-ID und eine CRM-Benutzerorganisations-ID – an die CRM Online-Server von Microsoft. Die GUIDs werden nach dem Zufallsprinzip erstellt. Sie enthalten keine persönlichen Daten. Diese GUIDs dienen nur zur Identifizierung von Personen und Organisationen innerhalb des CRM Online-Systems. Sie werden nicht dazu verwendet, Personen oder Organisationen außerhalb von CRM Online zu identifizieren.
Benutzereinladung
Wenn ein neuer Benutzer zu CRM Online eingeladen wird, erhält dieser eine Einladungs-E-Mail. Anschließend muss der eingeladene Benutzer die Einladung in CRM Online mithilfe eines Windows Live ID-Profils annehmen, das der E-Mail-Adresse zugeordnet ist, an die die Einladung gesendet wurde.
Fehlerberichterstattung
Mithilfe der Fehlerberichterstattungsfunktion können Benutzer Microsoft Fehler melden, die bei der Nutzung von CRM Online auftreten. Wenn ein Fehler auftritt und eine Verbindung mit dem Internet besteht, können Sie den Fehler sofort Microsoft melden. Sie werden standardmäßig bei jedem Auftreten eines Fehlers aufgefordert, einen Fehlerbericht an Microsoft zu senden. Sie haben die Möglichkeit, Fehlerberichte automatisch an Microsoft zu senden. Dies können Sie in CRM Online im Bereich der persönlichen Einstellungen auf der Registerkarte „Datenschutz“ einstellen (wählen Sie „Extras“ > „Optionen“ aus, und klicken Sie auf „Datenschutz“).
Fehlerberichte können die Fehlerbeschreibung, die URL der Webseite, auf der der Fehler auftrat, einen eindeutigen Bezeichner für Ihre Organisation, die Version des verwendeten CRM Online-Diensts, Standardcomputerinformationen sowie den Namen Ihrer Organisation (entsprechend dem Registrierungsnamen bei CRM Online) enthalten. Obwohl die Erfassung persönlicher Daten in Fehlerberichten nicht beabsichtigt ist, kann es unter Umständen vorkommen, dass diese Daten versehentlich in den Bericht aufgenommen werden. In diesem Fall verwendet Microsoft diese Daten nicht zur Identifizierung Ihrer Person oder zu einer Kontaktaufnahme.
Fehlerberichte dienen Microsoft zur Verbesserung der Software und Dienste. Mitarbeiter und Auftragnehmer von Microsoft erhalten gegebenenfalls Zugriff auf Fehlerberichte. Wenn ein Fehlerbericht auf ein oder mehrere Produkte von Drittanbietern als Ursache für das Problem hinweist, sendet Microsoft diesen Bericht u. U. an diese Drittanbieter. Diese dürfen die Daten jedoch nur zur Fehlerbehebung oder Verbesserung der von ihnen veröffentlichten oder hergestellten Produkte verwenden.
Datenexport nach Microsoft Office Excel
CRM Online ermöglicht den Export von CRM-Daten aus CRM Online nach Microsoft Office Excel („Excel“). Es gibt zwei Möglichkeiten für den Datenexport: Export von Daten in Form eines statischen Arbeitsblatts oder als dynamisches Arbeitsblatt/PivotTable.
Beim statischen Export wird eine lokale Kopie der aktuell exportierten Daten erstellt und auf Ihrem Computer gespeichert. Es wird keine Verbindung zwischen dieser lokalen Kopie und dem CRM Online-Dienst aufrechterhalten. Die Daten werden über SSL von CRM Online zu Ihrem Computer übertragen.
Beim dynamischen Export wird eine Verbindung zwischen dem Excel-Arbeitsblatt und dem CRM Online-Dienst aufrechterhalten. Bei jeder Aktualisierung eines dynamisch exportierten Arbeitsblatts wird der Benutzer, der die Datei öffnet, mit seinen Anmeldeinformationen bei CRM Online authentifiziert. In CRM Online können Benutzer nur die Daten anzeigen, für die sie über eine Berechtigung verfügen.
Ein Administrator kann über die Sicherheitsrollen der Benutzer festlegen, ob Benutzer Ihrer Organisation Daten nach Excel exportieren dürfen. Dies kann im Einstellungsbereich von CRM Online erfolgen.
Microsoft Dynamics CRM 4.0 für Microsoft Office Outlook
Mithilfe von Microsoft Dynamics CRM 4.0 für Microsoft Office Outlook („Outlook-Client“) können Sie CRM-Informationen automatisch nachverfolgen, darunter E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine.
Um den Outlook-Client nutzen zu können, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihren Windows Live ID-Anmeldeinformationen (E-Mail-Adresse und Kennwort) anzumelden. Sie können diese Informationen lokal speichern, sodass Sie nicht bei jedem Öffnen von Microsoft Outlook Ihre Anmeldeinformationen eingeben müssen. Wenn Sie diese Informationen speichern, stellt der Outlook-Client bei jedem Start von Microsoft Outlook automatisch eine Verbindung mit CRM Online her.
Nach Ihrer ersten Anmeldung bei Windows Live ID bleibt die Verbindung zwischen Ihrem Computer und CRM Online bei Verwendung des Outlook-Clients stets geöffnet, wenn Sie Zugriff auf das Internet haben. Auf diese Weise können Sie sich schneller bei CRM Online anmelden und CRM Online verwenden. Sie können die Verbindung zwischen Ihrem Computer und CRM Online im Optionsbereich des Outlook-Clients trennen. Wenn Sie diese Option deaktivieren, kann dies zu einer verringerten Leistung des Outlook-Clients führen.
Mithilfe des Outlook-Clients können Sie E-Mails in CRM Online nachverfolgen. Dabei wird der E-Mail-Faden den Benutzern Ihrer Organisation angezeigt, die über eine entsprechende Berechtigung verfügen. Es gibt vier Möglichkeiten, E-Mails in CRM Online nachzuverfolgen: (1) Automatisches Nachverfolgen der Antworten auf die E-Mails, die aktuell nachverfolgt werden, (2) Automatisches Nachverfolgen aller gesendeten oder empfangen E-Mails, (3) Automatisches Nachverfolgen der E-Mails von CRM Online-Kontakten, -Konten, -Leads, usw. und (4) Kein Nachverfolgen von E-Mails. Sie können den Nachverfolgungsmechanismus im Outlook-Client im Bereich für persönliche Einstellungen ändern. Diese Einstellungen können auch durch Ihren Administrator erfolgen. Option 1 (Standardoption): Es werden standardmäßig nur die Antworten auf E-Mails, die Sie für die Nachverfolgung ausgewählt haben, in CRM Online nachverfolgt. Sämtliche Antworten (von Ihnen und anderen Personen) werden nachverfolgt, bis Sie die Nachverfolgung eines bestimmten E-Mail-Fadens beenden. Sobald Sie die Nachverfolgung eines E-Mail-Fadens beendet haben, verbleiben die zuvor gesendeten oder empfangenen E-Mails, die in CRM Online nachverfolgt wurden, in CRM Online, es sei denn, sie werden manuell gelöscht.
Der Outlook-Client sendet die E-Mail-Adresse des Senders, die E-Mail-Adresse des Empfängers und die Betreffzeile der Nachricht jeder empfangenen E-Mail an CRM Online. Auf diese Weise kann CRM Online überprüfen, ob eine bestimmte Mail vom CRM Online-Dienst gespeichert werden soll. Bei E-Mails, die Sie, ein anderer CRM Online-Benutzer Ihrer Organisation oder ein Administrator für die Nachverfolgung ausgewählt hat, fordert der Dienst nach der Überprüfung den Outlook-Client dazu auf, die gesamte E-Mail an CRM Online zu senden. Von CRM Online erstellte E-Mails (z. B. eine Workflowaktion, die eine E-Mail in Ihrem Namen sendet, oder E-Mails, die Sie über die CRM Online-Webanwendung gesendet haben), können über den Outlook-Client übermittelt/gesendet werden.
Selbst wenn Sie entscheiden, ein bestimmtes Element (E-Mail, Termin oder Aufgabe) nicht in CRM Online nachzuverfolgen, wird das Element trotzdem von CRM Online nachverfolgt, wenn eine Person auf der Liste der Absender oder Empfänger für dieses Element die Nachverfolgung aktiviert hat. Wenn ein Element aktuell von CRM Online nachverfolgt wird, zeigt Microsoft Outlook ein anderes Symbol als das üblicherweise für diese Art Element (E-Mail, Termin, usw.) angezeigte Symbol an.
Der Outlook-Client ermöglicht Ihnen auch die Nachverfolgung anderer Microsoft Outlook-Elemente wie Kontakte, Termine und Aufgaben. Zum Nachverfolgen eines beliebigen Elements klicken Sie auf der Symbolleiste des entsprechenden Elements auf die Schaltfläche „In CRM nachverfolgen“. Wenn Sie Microsoft Outlook 2007 verwenden, kann ein Element über dieselbe Schaltfläche von der Nachverfolgung ausgeschlossen werden. Wenn ein Element nachverfolgt wird, verwaltet der CRM Online-Dienst eine Kopie dieses Elements. Diese Kopie kann von anderen Benutzern Ihrer Organisation angezeigt werden, wenn sie über die entsprechenden Berechtigungen verfügen. Wenn Sie Microsoft Outlook 2007 verwenden und die Nachverfolgung eines Elements deaktiviert wird, wird diese Kopie nur automatisch vom CRM Online-Dienst gelöscht, wenn Sie der Besitzer des Elements sind.
Die Laptop-Version des Outlook-Clients ermöglicht Ihnen, Ihre CRM Online-Daten offline zu verwenden. Diese Funktion kann in Microsoft Outlook in der Symbolleiste des Outlook-Clients über die Schaltfläche „Offline gehen“ aktiviert werden. Die Funktion ist unabhängig von der Verbindung von Microsoft Outlook mit Microsoft Exchange oder von den Funktionen Ihres Browsers.
Microsoft Dynamics CRM 4.0-E-Mail-Router
Wie der Outlook-Client ermöglicht Ihnen auch der Microsoft Dynamics CRM 4.0-E-Mail-Router („E-Mail-Router“) die automatische Nachverfolgung von CRM-Daten. Die Funktion zur Nachverfolgung von E-Mails des E-Mail-Routers arbeitet auf die gleiche Weise wie oben im Abschnitt zum Outlook-Client beschrieben. Mithilfe des E-Mail-Routers können Sie außerdem E-Mails über den browserbasierten CRM Online-Client senden und empfangen.
Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit
Sie haben die Möglichkeit, an unserem Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit teilzunehmen, um die Qualität, Zuverlässigkeit und Leistung der Software und Dienste von Microsoft zu verbessern.
Wenn Sie an dem Programm teilnehmen, sammelt Microsoft Informationen zu Ihrer Hardwarekonfiguration und darüber, wie Sie den CRM Online-Dienst verwenden, um Trends und Nutzungsverhalten zu erkennen.
Die Funktion erfasst weder Ihren Namen, noch Ihre Adresse oder andere Kontaktinformationen. Weitere Informationen sowie die vollständigen Datenschutzbestimmungen für das Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit finden Sie unter Datenschutzbestimmungen für das Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit von Microsoft (Privacy Statement for the Microsoft Customer Experience Improvement Program).
Microsoft Dynamics CRM 4.0-Datenmigrations-Manager
Der Microsoft Dynamics CRM 4.0-Datenmigrations-Manager unterstützt Sie bei der Migration von CRM-Daten von anderen Systemen zu CRM Online. Während der Migration stellt dieses Tool gegebenenfalls eine Verbindung mit CRM Online her, um die für die Migration Ihrer Daten erforderlichen Metadaten (wie Feldnamen und Feldtypen) abzurufen. Wenn Sie den Upload der Daten starten, werden alle Daten, die Sie für die Migration von Ihrem Computer zu CRM Online festgelegt haben, hochgeladen.
Um den Datenmigrations-Manager nutzen zu können, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihren Windows Live ID-Anmeldeinformationen anzumelden. Sie können diese Informationen lokal speichern, sodass Sie nicht bei jedem Öffnen des Datenmigrations-Managers Ihre Anmeldeinformationen eingeben müssen. Wenn Sie diese Informationen speichern, stellt der Datenmigrations-Manager bei jedem Öffnen des Datenmigrations-Managers automatisch eine Verbindung mit CRM Online her. Der Datenmigrations-Manager lädt auch die Benutzerinformationen vom CRM Online-Server lokal herunter. Auf diese Weise können die Benutzer des Quellsystems (sofern vorhanden) CRM Online zugeordnet werden. Der Besitzer der migrierten Datensätze kann somit derselbe bleiben wie im Quellsystem.
Anpassungen importieren/exportieren
CRM Online-Anpassungen können in CRM Online importiert oder aus CRM Online exportiert werden. Dabei werden die Anpassungen, die möglicherweise Ihren Namen oder andere persönliche Informationen enthalten, über eine SSL-Verbindung von Ihrem Computer zu den Servern von Microsoft übertragen.